Depuis maintenant plusieurs mois, je ne trie plus mes courriels. Le garder ou pas, le classer ou pas, éternelles questions sans réponses satisfaisantes... la plupart des messages classés n'est jamais utilisé. Alors à quoi bon ?

A quoi bon, d'autant que tous nos systèmes de classement se retrouvent confrontés au flux débordant - sauf si on pratique avec assiduité les 7 bonnes pratiques. Ranger ses messages se révèle souvent long et inefficace quand on recherche par l'arborescence qu'on a construite, ou quand on demande à un collaborateur de s'y retrouver dans nos propres dossiers.

Depuis quelques mois donc, je ne range plus mes mails. Et je suis toujours vivant ! En fait, pour retrouver quelque chose au fond de notre mêmoire, l'intelligence fonctionne par association d'idée. Le rebond d'une idée à une autre va rapidement amener à trouver ce qu'on cherche. J'ai donc appliqué ce principe à ma messagerie. Depuis début 2005, j'utilise gmail comme point de référence de tous mes messages. Le voume de stockage est tel (il a dépassé les 4 giga depuis quelques jours), que je conserve tous mes messages en ligne. N'ayant pas trouvé d'outil simple, rapide et pertinent sur outlook (que j'ai maintenant abandonné), dès que je cherche un message, j'ouvre gmail, je donne un ou deux mots clés, la puissance de recherche de google fait le reste. Le résultat est spectaculaire.

Je ne perds plus de temps à ranger, je développe en permanence mes capacités à trouver... tous ces derniers mois, aucun courriel essentiel ne m'a échappé !

NB : j'ai abandonné les outils microsoft, et je revis depuis que j'ai acheté un Macintosh... j'y reviendrai :-)

20 courriels reçus par jour maximum, possible or impossible ?

Pour aller plus loin, téléchargez les 7 bonnes pratiques d'utilisation de la messagerie...

Cet article est un clin d'oeil à mes étudiants de l'IAE d'Aix...

Un jour, pour finir une première journée de formation sur le management de projet, je lance un dernier exercice en forme de transition pour la prochaine session :

"Réfléchissez 10 minutes en sous-groupe aux 3 raisons majeures qui selon vous, font que certaines équipes réussissent mieux leurs projets que d'autres. Et allez inscrire vos 3 raisons au tableau."

La quarantaine d'étudiants planche sur ce simple débat.

Pour lire la suite, cliquez ici

Un certain nombre d'articles de ce blog migrent vers le site http://je-suis-manager.com/ qui a pour vocation de professionnaliser et moderniser la proposition. Merci de votre compréhension.

Je prends chaque semaine un cours de guitare. L'autre jour, mon prof de jazz me dit: "il s'agit de passer de la réflexion au réflexe..."

Maitriser une gamme de ré mineur ou Misty d'Errol Garner, cela veut dire que les doigts glissent sur le manche comme un réflexe, que je ne réfléchis plus. Avant d'y arriver, je fais des centaines de fois les mêmes gestes. Et ensuite, j'ai l'impression de commencer à faire un peu de musique. Misty, je le travaille depuis plus d'un an. Je suis encore dans la "réflexion", et toujours pas dans le "réflexe". Un an...

Tout cela est d'une rare évidence pour chacun d'entre vous, bien sur...

Pourtant, il en est de même au boulot, mais on n'y pense guère. Le progrès passe par le fait de glisser de la réflexion au réflexe, pour quelques basiques comme...

• - écouter l'interlocuteur jusqu'au bout avant de prendre position,
• - préparer une réunion,
• - consigner toutes ses actions dans son agenda,
• - prévenir même si on n'a que 5 minutes de retard,
• - dire un "non positif" (voir article à se sujet plus bas),
• - clarifier et reclarifier les objectifs,
• - nettoyer sa boite d'arrivée de courriels,
• - etc, etc...

Or, comme la musique, passer de la réflexion au bon réflexe professionnel cela veut dire:

1. 1 - s'approprier intellectuellement ce qui est nécessaire pour devenir plus efficace (cela passe par la formation, la lecture, l'accompagnement - sans mon prof de guitare, point de progrès);
2. 2 - mettre en place de nouvelles pratiques - pas trop à la fois;
3. 3 - faire ses gammes, refaire ses gammes, refaire ses gammes, refaire ses gammes, refaire ses gammes, refaires ses gammes, ...
4. 4 - boucler sur l'étape 1 :-)

Et comme en musique, il faut du temps. Le réflexe ne vient pas sans réflexion, travail et temps. Bon, je retourne bosser mes gammes...